Hablemos de email marketing.
Cualquier profesional o empresa requiere de una base de datos de contactos que sirva para gestionar la comunicación de sus servicios o productos. Es fundamental disponer de una herramienta de este tipo en cualquier momento de la vida de nuestro proyecto, pues de ella dependerá que nuestro público potencial conozca o no nuestra oferta.
No será el tamaño de la misma lo que nos dará el autentico valor de la base de datos; la posibilidad que tengamos de segmentarla y el posterior análisis de los envíos que con ella hagamos, serán los elementos que definirán su valía.
Por tanto, la correcta gestión de esta base de datos es vital para el éxito de nuestro proyecto. La gestión no solamente se refiere a la selección y criba de los contactos que forman parte de nuestra base de datos, sino que además su inclusión en ella ha de estar basada en criterios de calidad que nos garanticen que su uso es legal y respeta los derechos de todos aquellos que forman parte de ella.
Vamos a ver entonces cuáles son los 5 elementos clave que hemos de tener en cuenta a la hora de gestionar una base de datos para email marketing en base a esos criterios de calidad y legalidad que antes apuntábamos.
¿Es legal una nueva base de datos?
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD 15/1999 de 13 de diciembre) regula la gestión de los datos personales de terceros por parte de las entidades. Esta norma indica qué tipo de información está permitido recoger y cómo podemos hacerlo. Regula también las garantías que hemos de establecer y qué información hemos de dar a los usuarios para que tengan conocimiento del uso que se hace de sus datos.
¿Contamos con el consentimiento previo del usuario?
La premisa más importante de la norma es la obligación que tienen las entidades que gestionan datos personales de obtener el consentimiento de los usuarios para usarlas. Debemos establecer procedimientos que permitan informar al usuario del uso que se va a hacer de su información personal y que además le otorgue la capacidad de decidir si quiere o no quiere que su información forme parte de un tratamiento de datos. El usuario tiene que actuar de forma activa en ese consentimiento y no son permisibles formularios donde se preste el consentimiento por defecto.
¿Es posible comprar una base de datos?
Muchas empresas y profesionales se plantean la posibilidad de comprar una base de datos con cientos o miles de contactos. Sin entrar a valorar la validez o no de los datos que compramos, ya que su actualización puede ser difícil de controlar, hay que tener en cuenta otros aspectos: no podemos garantizar la legalidad de la recogida de los datos que forman parte de una base de datos que compramos, ya que no podemos garantizar que los usuarios que forman parte de la misma dieran su consentimiento a la venta de su información. Tampoco podemos asegurar que los usuarios que en su momento se dieron de alta en una base de datos, lo hicieron para recibir una información concreta, que no tiene por qué corresponder con la que le vamos a enviar nosotros.
¿Hemos comprobado todos y cada uno de los registros de las campañas de email marketing?
La única forma de minimizar los riesgos a la hora de usar una base de datos para email marketing es la revisión de todos y cada uno de los registros que forman parte de ella. Es vital que podamos certificar que tenemos el consentimiento de todos los usuarios que forman parte de esa base de datos, para así no incurrir en el incumplimiento tanto del artículo 6 de LOPD, como del artículo artículo 21 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSICE 34/2002 de 11 de julio), al enviar comunicaciones comerciales sin consentimiento ni relación previa.
¿Nuestras comunicaciones a través de email marketing incluyen toda la información del remitente?
Las comunicaciones comerciales que hagamos llegar a nuestro contactos tienen que incluir de forma obligatoria una información sobre el remitente que las envía. Los datos mínimos que esta información debe tener han de incluir también una identificación clara y completa del anunciante o remitente y una formular sencilla y gratuita para darse de baja de esta base de datos.
Como hemos visto, con el uso de de bases de datos sin el adecuado control y sin las garantías pertinentes, lo único que consigue es aumentar nuestra reputación como spammers y perder la confianza de nuestro usuarios. Así, no es posible hacer email marketing de manera correcta.
Y si aún así surgen dudas sobre cómo realizar una campaña de email marketing dentro de la legalidad, cosa que no siempre hacemos, nada mejor que consultar a un experto
José Manuel Sanz es nuestro experto en aspectos legales del marketing. Desde el año 2000 su carrera profesional se ha orientado a la consultoría, en concreto a la aplicación de la Ley de Protección de Datos (LOPD 15/1999 de 13 de diciembre).
